Gestão de Processos, Documentos e Informações

Administradores públicos defrontam-se diariamente com enormes dificuldades para fazer com que processos administrativos, documentos, pareceres e informações circulem dentro de suas organizações de forma ágil e segura. A ocorrência de atrasos ou de extravios tem trazido sérios problemas na realização de compras e de licitações, na prestação de contas de convênios, na realização de sindicâncias ou no atendimento de demandas dirigidas pela população, comprometendo a qualidade dos serviços e reduzindo a confiança dos cidadãos na capacidade do governo atendê-los de forma eficiente.

A PROGOV desenvolveu duas poderosas ferramentas de gestão para controlar a circulação de processos, documentos e informações: o Sistema de Protocolo On-Line e o Sistema de Memorando On-Line. O primeiro controla a circulação de processos, documentos e informações que, por determinação legal, devem ser formalizados em papel, enquanto o segundo controla a circulação eletrônica, em tempo real, de solicitações, documentos, pareceres e informações que não exigem papel e que, portanto, podem percorrer mais rapidamente, na forma digital, os diversos setores da Administração. Trabalhando de forma integrada ou isoladamente, garantem a realização de procedimentos administrativos mais ágeis e seguros, contribuindo significativamente na melhoria do atendimento aos cidadãos e na economia de recursos públicos.

Sistema de Memorando On-Line

O Sistema de Memorando On-Line foi desenvolvido a partir da constatação de que, apesar dos avanços acelerados da Tecnologia de Informação, muitas Administrações Públicas ainda recorrem ao papel para fazer com que documentos, pareceres, solicitações e informações circulem de um setor a outro. Comunicados, memorandos ou ofícios escritos, no entanto, são ferramentas pouco eficientes, pois demoram a chegar a seu destino, são difíceis de ser localizadas depois de sair de sua origem, extraviam-se facilmente e exigem arquivamento físico. Desperdiça-se assim tempo precioso, causando enormes atrasos e muitos erros na implantação de projetos e de ações fundamentais para o cumprimento de planos de governo.

A solução criada pela PROGOV permite que memorandos criados pelos usuários façam circular imediatamente, em tempo real, documentos, pareceres, solicitações e informações que não precisam assumir a forma de papel. Ainda que o sistema permita a impressão dos memorandos, se necessário, toda a circulação é feita por meio eletrônico, o que permite um controle completo do processo, já que qualquer memorando pode ser imediatamente localizado via sistema, com identificação do usuário onde está localizado, do roteiro percorrido e do tempo utilizado por cada usuário para despachá-lo.

Memorandos podem assumir duas formas: memorandos individuais ou circulares.

Memorandos individuais são criados por um usuário do sistema com o objetivo de solicitar documentos, informações ou pareceres a outro usuário. Criado o memorando, ele é recebido, em tempo real, pelo usuário ao qual se destina, cabendo a este responder a solicitação diretamente ou reencaminhá-la a um terceiro usuário que possa fazê-lo, e assim sucessivamente, até que a solicitação do usuário inicial tenha sido atendida e ele receba de volta o memorando que criou, arquivando-o no sistema. A cada nova tramitação de um memorando de um usuário a outro, podem ser adicionados despachos e arquivos digitalizados.

Memorandos circulares exercem de forma eletrônica a função que comunicados ou ofícios circulares impressos desempenham: fazem informações atingirem vários usuários simultaneamente. Obviamente, como isto é feito via sistema, a disseminação destas informações é muito mais ágil e barata, pois todos os usuários selecionados para recebê-las terão acesso imediatamente a essas informações, sem necessidade de uso de papel. Podem ser enviados memorandos deste tipo a usuários de um determinado setor, a um grupo de usuários ou mesmo a todos os usuários do sistema.

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