Gestão de Processos, Documentos e Informações

Administradores públicos defrontam-se diariamente com enormes dificuldades para fazer com que processos administrativos, documentos, pareceres e informações circulem dentro de suas organizações de forma ágil e segura. A ocorrência de atrasos ou de extravios tem trazido sérios problemas na realização de compras e de licitações, na prestação de contas de convênios, na realização de sindicâncias ou no atendimento de demandas dirigidas pela população, comprometendo a qualidade dos serviços e reduzindo a confiança dos cidadãos na capacidade do governo atendê-los de forma eficiente.

A PROGOV desenvolveu duas poderosas ferramentas de gestão para controlar a circulação de processos, documentos e informações: o Sistema de Protocolo On-Line e o Sistema de Memorando On-Line. O primeiro controla a circulação de processos, documentos e informações que, por determinação legal, devem ser formalizados em papel, enquanto o segundo controla a circulação eletrônica, em tempo real, de solicitações, documentos, pareceres e informações que não exigem papel e que, portanto, podem percorrer mais rapidamente, na forma digital, os diversos setores da Administração. Trabalhando de forma integrada ou isoladamente, garantem a realização de procedimentos administrativos mais ágeis e seguros, contribuindo significativamente na melhoria do atendimento aos cidadãos e na economia de recursos públicos.

Sistema de Protocolo On-Line

Para controlar a circulação física de processos e documentos, o Sistema de Protocolo On-Line registra a abertura de processos administrativos e o recebimento de requerimentos, notificações e documentos encaminhados por empresas, cidadãos e organizações. Atribuindo automaticamente a cada processo ou documento um número de controle (protocolo), passa a gerenciar sua circulação dentro da Administração, evitando os atrasos e extravios comuns quando se usa ferramentas manuais.

Para extrair do sistema todas as suas potencialidades, sua implantação é precedida de um trabalho de mapeamento de todos os processos administrativos realizados na organização que envolvam circulação física de papéis. O mapeamento indica, entre outras informações fundamentais, a lista de documentos que deve ser anexada a cada processo no caso de requerimentos feitos por empresas e cidadãos, as informações que estes devem receber dos funcionários responsáveis pelo atendimento e o roteiro padrão de tramitação, que indicará, um a um, todos os setores por onde circulará o processo.

De posse destas informações, o Sistema de Protocolo On-Line permite uma circulação muito mais ágil, segura e isenta de erros. No caso de processos abertos com base em requerimentos de empresas e cidadãos, dois recursos são fundamentais. Primeiro, no momento do atendimento, o funcionário responsável tem na sua tela do sistema a lista de documentos exigidos, evitando que o requerimento seja aceito sem estar acompanhado dos documentos apropriados. São evitados, assim, os atrasos causados pela necessidade de se cobrar do requerente, posteriormente, os documentos não entregues no momento em que fez o requerimento. Segundo, também no atendimento, o funcionário terá em sua tela uma lista completa das orientações que deverá passar ao requerente, deixando este ciente de suas responsabilidades. Com os dois recursos, a necessidade de treinamento diminui e o atendimento aos cidadãos ganha maior qualidade.

A tramitação é feita de forma muito ágil. Com roteiros previamente cadastrados para cada tipo de processo, é possível realizar o envio de um processo de um setor a outro com um mero clique no mouse, sem necessidade de trabalho de digitação. Se a tramitação, por algum motivo, for diferente da contida no roteiro, o sistema disponibiliza a lista de setores da Administração, evitando também o trabalho de digitação. O recebimento de um processo também é muito mais rápido: basta ao funcionário do setor indicar na lista de processos enviados a este setor o(s) processo(s) que deseja receber, aceitando seu recebimento com a utilização de um único clique no mouse.

Ao longo da tramitação, podem ser registrados os andamentos necessários, assim como podem ser anexados arquivos digitais. Além disso, o sistema permite o registro de qualquer tipo de documento, parecer, projeto, foto ou material escrito que seja adicionado a um processo administrativo. Finalizado cada processo, o sistema realiza seu arquivamento, indicando o setor em que o processo se encontra, informação fundamental em caso de surgir a necessidade de consultá-lo ou desarquivá-lo.

Por fim, para fins de acompanhamento e supervisão da circulação de processos e documentos, o sistema disponibiliza o registro completo do histórico de tramitações do processo ou documento, com indicação de usuário responsável, data e hora de cada tramitação.

PARA OBTER MAIS INFORMAÇÕES SOBRE O SISTEMA, ENTRE EM CONTATO COM A PROGOV.

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